نحوه برخورد با حجم بالای کار

اگر احساس مضطرب و غرق در کوهی از کار می کنید، تنها نیستید. استرس مزمن می تواند منجر به فشار خون بالا، بی خوابی و ضعف سیستم ایمنی شود. زمانی که کارگران احساس خوبی ندارند و اغلب از مرخصی استعلاجی استفاده می کنند، بهره وری در محل کار کاهش می یابد. یادگیری نحوه مدیریت موفقیت آمیز حجم کاری سنگین می تواند موقعیت زودپز را تسکین دهد و به شما کمک کند حتی در چالش برانگیزترین شرایط پیشرفت کنید.

تعریف حجم کار

حجم کار، بنا به تعریف، شامل وظایف، وظایف، پروژه ها و تعهداتی است که حجم کار یک کارمند را شامل می شود. به طور کلی، انتظار می رود الزامات کار در یک زمان مشخص تکمیل شود. بسیاری از مشاغل مستلزم آن هستند که کارکنان به سرعت حجم بالایی از کار را انجام دهند و نتایج باکیفیت تولید کنند.

ممکن است از شما خواسته شود که برای حفظ شغل خود، ساعت زمان را بکوبید و سهمیه های روزانه را رعایت کنید، که بیشتر به استرس کمک می کند. ممکن است از شما انتظار داشته باشد که حتی در مواجهه با عوامل حواس پرتی، به طور مداوم با حداکثر سرعت عمل کنید. به عنوان مثال، تماس های تلفنی مشتریان طولانی مدت و قطع شدن مکرر همکاران پرحرف ممکن است بر سر وقت شما رقابت کنند و بر تولید و بهره وری روزانه شما تأثیر بگذارند.

وضعیت را ارزیابی کنید

به طور عینی تشخیص دهید که آیا حجم کاری که به شما محول می شود با نوع موقعیتی که دارید مناسب است یا خیر. سازمان بهداشت جهانی نشان می دهد که سلامت کارکنان ارتباط تنگاتنگی با شرایط کاری دارد، مانند اینکه حجم کار قابل کنترلی به آنها داده شود. وقتی کارمندان از چالش لذت می برند و احساس می کنند برای انجام کار آماده هستند، مشاغل پرفشار به طور منفی درک نمی شوند. با این حال، زمانی که حجم کار بیش از حد سنگین باشد و برای آموزش یا تجربه آنها مناسب نباشد، کارکنان می توانند استرس شدیدی را تجربه کنند.

اگر شغلی را پذیرفته اید که می دانید مدیریت حجم کار دشوار است، تعیین کنید برای موفقیت به چه چیزی نیاز دارید. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید به دنبال آموزش های اضافی باشید که به شما کمک می کند سرعت خود را افزایش دهید و عملکرد خود را افزایش دهید. برای دریافت نکاتی در مورد کارایی، با یک همکار تماس بگیرید. اگر راه هایی برای ساده سازی فرآیندها و حذف مراحل غیرضروری می بینید که می تواند حجم کار را برای همه کاهش دهد، ایده های خود را با رئیس خود در میان بگذارید.

اولویت ها و اهداف اصلی را شناسایی کنید

مدیریت حجم زیاد کار نیاز به مهارت های عالی مدیریت زمان دارد. به گفته دانشگاه وبستر ، کلید مدیریت زمان تعیین اولویت ها و اهداف برای کارهایی است که مهمترین آنها برای انجام است. به دنبال توضیح از رئیس خود باشید تا بفهمید کدام تکالیف بیشترین فشار را دارند. شما می خواهید هنگام شناسایی اولویت ها و مهلت های ملاقات در همان صفحه باشید.

همچنین ممکن است تهیه یک لیست روزانه ، هفتگی و ماهانه کارهایی که باید انجام شود ، مفید باشد. این لیست به طور مداوم قابل اصلاح است. برای پیگیری پیشرفت در جهت تحقق اهداف کوتاه مدت و بلند مدت ، لیست ها را ذخیره کنید.

طرحی از حمله را تهیه کنید

در صورت عدم مدیریت استراتژیک ، حجم بالای کار می تواند استرس زا باشد. قبل از غواصی به تکالیف که در انتظار شما هستند ، برنامه حمله ایجاد کنید. هنگام ورود به محل کار هوشمندانه شروع کنید. تعیین کنید که ابتدا چه کارهایی را انجام دهید. تصمیم بگیرید که چه کارهایی را می توانید به سرعت ضربه بزنید. تقریباً آنچه را که می توانید واقعاً قبل و بعد از ناهار انجام دهید تخمین بزنید. تعویض وظایف ، همکاری با همکار یا تشکیل تیم را در نظر بگیرید.

بار کاری بهینه شما را مشغول نگه می دارد و باعث می شود روز به سرعت طی شود. هنگامی که احساس کنترل می کنید ، می توانید اضطراب خود را مهار کرده و از آن به عنوان منبع انرژی استفاده کنید. دستیابی به نتایج قابل اندازه گیری می تواند حس عمیقی از غرور و موفقیت را به شما بدهد. نگرش مثبت و تحمل استرس شما می تواند رئیس شما را تحت تأثیر قرار دهد ، اگر شرکت شما فرصت های شایستگی یا فرصت های تبلیغاتی را ارائه دهد ، مفید است.

کار را تجزیه کنید

برخورد با حجم زیاد کار با تقسیم کارها به تکه های قابل کنترل آسان تر می شود. پروژه های کوچک را می توان در مراحل عملی تقسیم کرد که یک تیم می تواند بهتر از یک فرد اداره کند. وب سایت Useability. gov توصیه می کند که نرم افزار مدیریت پروژه و تجزیه و تحلیل وب را برای کمک به تیم ها در تنظیم جدول زمانی و پیگیری پیشرفت ارائه دهد.

اگر عضو یک تیم هستید ، روش های طوفان مغزی برای تقسیم حجم زیاد کار در بین اعضای تیم. نقش ها ، مسئولیت ها و اقدامات پاسخگویی را روشن کنید. اهداف واضح و نتایج مورد نظر را تعیین کنید.

ارتباطات غیر ضروری را محدود کنید

از فناوری برای افزایش کارایی و از بین بردن زمان هدر رفته استفاده کنید. به عنوان مثال ، Forbes نشان می دهد که ارتباطات ایمیل به موقع ضروری است ، اما اعتماد بیش از حد به ایمیل باعث ایجاد ناکارآمدی می شود. بدانید چه زمانی بهتر است با یک همکار تماس بگیرید یا به پایین بروید تا با یک همکار صحبت کنید تا از یک جریان بی پایان ایمیل جلوگیری کنید. مدت زمانی را که بررسی می کنید و به ایمیل پاسخ دهید محدود کنید تا از گذراندن روز در ایمیل های عقب و جلو که هیچ چیز قابل توجهی را انجام نمی دهند ، جلوگیری کنید.

به همین ترتیب ، از وسوسه برای بررسی ایمیل های شخصی ، پیام های متنی و فیدهای رسانه های اجتماعی در طول روز خودداری کنید. منتظر بمانید تا استراحت یا ناهار کنید تا اخبار یا اتفاقات اجتماعی را جلب کنید. ممکن است اگر مصرف اخبار بد در مورد اقتصاد ، وقایع جاری یا سیاستی را که شما را ناراحت می کند ، نسبت به کار و زندگی به طور کلی احساس اضطراب کمتری کنید.

تکنیک های آرامش را تمرین کنید

به گفته انجمن روانشناسی آمریکا ، تنفس عمیق اعصاب لرزان و احساسات تشدید کننده را انجام می دهد. هنگامی که احساس می کنید بیش از حد کار زیادی برای انجام وجود دارد ، چند نفس عمیق بکشید و تنش را در عضلات خود آرام کنید در حالی که به آرامی نفس خود را آزاد می کنید. یک کار قابل کنترل را در یک زمان انجام دهید. اگر افکار مسابقه ای را تجربه می کنید ، به آرامی ذهن خود را بر روی آنچه در آن لحظه انجام می دهید ، دوباره متمرکز کنید.

برای تقویت توانایی خود در مقابله با حجم کار سنگین ، آرامش و مراقبت از خود را در خارج از کار انجام دهید. یوگا ، مراقبه ، دویدن و تغذیه سالم نمونه هایی از استراتژی هایی را که می توانید برای حفظ عزت نفس و چشم انداز مثبت استفاده کنید ، نشان می دهد. معنی بار کار به چشم انداز گره خورده است. اگر در توانایی های خود احساس می کنید و اعتماد به نفس دارید ، می توانید یک بار کاری به ظاهر غیرممکن را به عنوان یک کار قابل انجام تغییر دهید.

رها کردن از کمال گرایی

مقابله با حجم زیاد کار نیاز به انتظارات واقع بینانه از آنچه ممکن و مناسب است. کیفیت کار ذهنی است. بعضی اوقات کارفرما به سادگی می خواهد کار را انجام دهد و نگران جزئیات بی نتیجه نیست. کمال گرایان خود را برای شکست آماده می کنند و وقتی سعی می کنند مایل اضافی را در هر تکلیف طی کنند ، باعث ناامید کردن کارفرمایان خود می شوند.

کمال گرایان همچنین ممکن است همکاران خود را بیگانه کنند و با خواستار استانداردهای بالا که به دلیل حجم مورد انتظار کار واقع بینانه نیستند ، از بهره وری تیم کار خود بیگانه شوند. دانشگاه براون نشان می دهد که کمال گرا ها وقتی تصدیق می کنند که کمال گرایی غیرقابل دستیابی است ، تولید کننده تر هستند. به جای تلاش برای انجام همه کارها ، کمال گرا ها باید اهداف و مهلت های معقول را تعیین کنند.

با رئیس خود ملاقات کنید

اگر حجم بالای کار مورد انتظار شما فراتر از مقیاس پرداخت یا توضیحات شغلی است ، جلسه ای را با رئیس خود برنامه ریزی کنید. با نگرش مثبت و تمایل صمیمانه برای یافتن راه حل هایی برای حجم کار سنگین خود به جلسه نزدیک شوید. به یاد داشته باشید که کارفرمایان همیشه نابرابری ها را در حجم کار تشخیص نمی دهند. به دلیل مهارت و مهارت خود ، ممکن است بیشتر از سهم عادلانه خود از تکالیف یا حساب های جدید دریافت کنید.

در مورد گزینه هایی مانند اختصاص کار بیشتر به دیگران یا تمدید مهلت های خود بحث کنید. اگر رئیس شما به شما بستگی دارد و شما مایل هستید و قادر به انجام حجم زیاد کار هستید ، ممکن است بخواهید مذاکره کنید. به عنوان مثال ، می توانید درخواست افزایش دستمزد یا قدرت ، مانند برنامه انعطاف پذیر و مرخصی بیشتر تعطیلات را بخواهید.